Jak założyć firmę? Proste zakładanie własnej działalności

Jak założyć firmę – wybór formy prawnej

Od tego w zasadzie powinno się zacząć, ponieważ forma prawna firmy wpływa w dużym stopniu na koszty jej założenia, czas oczekiwania na rejestrację, możliwości prowadzenia, rodzaj i wysokość opodatkowania, a także wysokość składek ZUS. Ponadto decyduje o tym, czy będziesz ponosić odpowiedzialność osobistą za wszelkie zobowiązania firmowe, czy też nie. Oczywiście trudno wskazać na formę idealną, ponieważ każda z możliwych aktualnie w naszym kraju ma swoje zalety, jak i wady.

Opcji jest tak naprawdę kilka, począwszy od najprostszych, jak jednoosobowa działalność gospodarcza czy spółka cywilna, poprzez spółki osobowe, a kończąc na spółkach kapitałowych. Jeżeli jednak jesteś przedsiębiorcą dopiero rozpoczynającym swoją przygodę z biznesem na własny rachunek, to z pewnością bierzesz pod uwagę dwie opcje – jednoosobową działalność gospodarczą, ewentualnie spółkę cywilną, których zasady funkcjonowania ujęte są w Kodeksie cywilnym oraz ustawie Prawo przedsiębiorców. Nie ma przypadku w tym, że właśnie te dwie formy są polecane dla nowicjuszy na polu biznesowym, ponieważ wszelkie formalności związane z zakładaniem oraz prowadzeniem tego typu działalności nie są szczególnie skomplikowane. Na jaką się zdecydować? To proste – jeżeli nie masz wspólnika, to jednoosobową działalność gospodarczą. Masz co najmniej jednego wspólnika, który będzie współwłaścicielem firmy, to decyduj się na spółkę cywilną.

A co ze spółkami osobowymi i kapitałowymi? One funkcjonują na podstawie przepisów zawartych w Kodeksie spółek handlowych i ich zakładanie wymaga więcej zachodu. Trwa dłużej, niezbędna jest bardziej skomplikowana księgowość, a w niektórych przypadkach nawet kapitał na start. W każdym razie, jeżeli nie wiesz, jak założyć własną firmę i stawiasz pierwsze kroki w biznesie, to z dużym prawdopodobieństwem można uznać, że idealnym wyborem dla Ciebie jest jednoosobowa działalność gospodarcza, ewentualnie spółka cywilna. Przyjrzyjmy się jednak obu możliwościom.

Jednoosobowa działalność gospodarcza

To zdecydowanie najczęściej wybierana forma prawna na prowadzenie własnego biznesu ,idealna dla niewielkiego przedsiębiorstwa z jednym właścicielem – bez względu na to, czy przedmiotem działania są usługi czy też sprzedaż.

Zalety tego rozwiązania:

• nie musisz mieć kapitału zakładowego
• masz duże możliwości korzystania z różnego rodzaju dotacji (w tym dotacji unijnych), ulg i dotacji (np. dofinansowania z urzędu pracy)
• możesz korzystać z uproszczonej księgowości
• sam dla siebie jesteś szefem

Wady:

• wszelkie obowiązki związane z prowadzeniem firmy spoczywają na Tobie – ich niedopełnienie może się wiązać z karami finansowymi
• osobiście odpowiadasz za ewentualne długi firmy, więc nie jest to dobry pomysł w przypadku branży podlegającej wysokiemu ryzyku finansowemu
• firmy nie możesz sprzedać i nie jest też ona dziedziczona, ponieważ rejestruje się ją na konkretną osobę

Spółka cywilna

To drugi typ najchętniej wybieranej formy prawnej przez początkujących przedsiębiorców, z tym że w tym przypadku podstawą staje się pisemna umowa zawierana przez co najmniej dwóch wspólników.

Zalety:

• brak konieczności podpisywania umowy pomiędzy wspólnikami w obecności notariusza
• nie potrzeba kapitału założycielskiego
• wkład wspólników może mieć dowolną postać – wiedza, środki pieniężne, usługi
• za zobowiązania spółki odpowiadają wszyscy wspólnicy z majątku łącznego (jeżeli to nie wystarczy, to z własnych środków)

Wady:

• Mimo że spółka ma swój NIP i REGON, to nie stanowi przedsiębiorstwa, więc każdy wspólnik musi sam rozliczać podatek dochodowy
• Odpowiedzialność osobista za zobowiązania spółki
• Brak szczegółowych regulacji prawnych, co bywa kłopotliwe w razie rozstrzygania wewnętrznych sporów pomiędzy wspólnikami
• Wszystkie umowy są zawierane we własnym imieniu wspólników, a nie w imieniu spółki

Jak założyć własną firmę – wybór formy opodatkowania

To kolejny ważny krok w procesie zakładania firmy. Każdy przedsiębiorca jest zobligowany do płacenia określonej daniny fiskusowi. Wybór zaś zależy od kilku czynników, m.in. wielkości prognozowanych przychodów, typu prowadzonego biznesu, chęci skorzystania ze wspólnego rozliczania z żoną/mężem lub dzieckiem, a także z ulg podatkowych. Masz do wyboru cztery opcje.

1. Podatek na zasadach ogólnych

   Ta możliwość jest zdecydowanie najczęściej wybierana przez początkujących przedsiębiorców, ponieważ pozwala na korzystanie z ulg i odliczeń np. na dzieci czy na darowizny, a ponadto na wspólne rozliczanie z małżonkiem. Obowiązujące są dwie stawki. Jeżeli dochody nie przekraczają 85 528 zł, to stawka wynosi 18%. Powyżej tej kwoty stawka to 32% (płacona od kwoty ponad limit). Widać wyraźnie, że ta forma opodatkowania nie będzie opłacalna przy wysokich dochodach, które przekraczałyby limit.

2. Podatek liniowy

   W tym przypadku jest jednolita stawka 19%, bez względu na osiągane dochody. To z pewnością opłacalne przy wysokich dochodach. Musisz jednak pamiętać, że jednocześnie tracisz prawo do wspólnego rozliczania się z małżonkiem czy jako samotny opiekun z dzieckiem, a także z prawa do ulg. Ważne jest też to, że nie możesz łączyć dochodów w ten sposób opodatkowanych z dochodami z innych źródeł np. z emeryturą, rentą albo z tytułu umowy o pracę. Podatek liniowy, podobnie jak podatek na zasadach ogólnych, daje możliwość potrącenia kosztów.

3. Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych

   Podstawą opodatkowania jest przychód (a nie dochód, jak w poprzednich formach) bez pomniejszania o koszty jego uzyskania. Obowiązuje pięć stawek ryczałtu – 3, 5,5, 8,5, 17 i 20% – a wybierasz je w zależności od rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej. Nie masz możliwości preferencyjnego obliczania podatku z małżonkiem lub z dzieckiem i nie możesz też skorzystać z ulgi rodzinnej.

4. Karta podatkowa

   To wyjątkowo prosta forma opodatkowania, która zakłada stałą kwotę podatku określoną przez fiskus, bez względu na wysokość osiąganych przychodów. Gdzie tkwi haczyk? Tylko niektóre branże mogą z niej skorzystać np. usługi tapicerskie, zegarmistrzowskie, krawieckie czy transportowe, handel detaliczny, a także działalność rozrywkowa i gastronomiczna, ale bez możliwości sprzedaży napojów alkoholowych o zawartości powyżej 1,5% alkoholu. Przy karcie podatkowej nie musisz składać zeznań podatkowych, prowadzić ksiąg czy wpłacać zaliczki na podatek dochodowy. W związku z tym nie dotyczy Cię wspólne rozliczanie z małżonkiem ani też ulgi.

Pamiętaj, że zmienić formę opodatkowania możesz po zakończeniu danego roku rozliczeniowego, nigdy w jego trakcie. Czas jest do 20 stycznia roku podatkowego. Dokładne zasady takiej zmiany określają przepisy podatkowe.

I jeszcze jedno – jeżeli sprzedajesz towary bądź usługi na rzecz nieprowadzących działalności gospodarczej osób fizycznych albo rolników ryczałtowych, to jesteś zobligowany do prowadzenia ewidencji całego obrotu poprzez wykorzystanie kasy rejestrującej oraz wydawania paragonów klientom – chyba że roczne obroty firmy nie przekraczają 20 tys. zł. Co ważne, limit ten zostaje proporcjonalnie zmniejszony, jeżeli działalność zaczniesz w trakcie roku kalendarzowego. Po przekroczeniu tego limitu masz dwa miesiące na to, aby zakupić kasę fiskalną i możesz wtedy skorzystać z ulgi na jej zakup nawet do 90% wartości sprzętu, z tym że maksymalna kwota wynosi 700 zł.

Jak założyć firmę – podstawowe kwestie

Założenie firmy jest tak naprawdę zarejestrowaniem jej w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Wniosek możesz złożyć osobiście w urzędzie miasta lub gminy albo wysłać listem poleconym. Najprościej jednak skorzystać z możliwości rejestracji firmy przez internet – jest jeszcze szybciej i nie musisz się martwić, czy dobrze wypełniasz wniosek, ponieważ system automatycznie wykrywa ewentualne błędy. Nie tracisz też czasu na chodzenie po urzędach. Masz tutaj dwie opcje – skorzystanie z serwisu bankowości elektronicznej (IPKO lub mBank) albo w serwisie CEIDG poprzez profil zaufany bądź certyfikat kwalifikowany. W przypadku zakładania firmy z bankiem możesz od razu otworzyć konto firmowe i jeszcze zyskać bonus finansowy. Co ważne – rejestracja firmy (jednoosobowej działalności gospodarczej lub spółki cywilnej) jest bezpłatna.

Jakie podstawowe dane są potrzebne do wypełnienia wniosku o rejestrację firmy?

• Dane wnioskodawcy

  Przede wszystkim potrzebne są wszelkie dane identyfikacyjne, a więc imię i nazwisko, imiona rodziców, rodzaj, seria i numer dowodu tożsamości, PESEL, data i miejsce urodzenia, adres zamieszkania (i zameldowanie, jeżeli jest inny). Ponadto wpisujesz numer NIP, o ile taki posiadasz – w tym momencie stanie się on także numerem firmowym.

• Firma przedsiębiorcy

  Należy podać nazwę swojej firmy. I tu uwaga – nazwa musi zawierać Twoje imię i nazwisko, ewentualnie możesz coś do tego dodać np. informację wskazującą na przedmiot działalności np. „Rafał Nowak Usługi hydrauliczne” albo „Monika Kowalska Usługi Kosmetyczne Bądź piękna”/ Konieczne jest też podanie adresu siedziby firmy i może to być adres zamieszkania. Pamiętaj, że wybór adresu siedziby decyduje o tym, z którym urzędem skarbowym będziesz się rozliczać.

• Kod PKD

  Prawidłowe wypełnienie formularza CEDIG-1 byłoby niemożliwe bez podania kodu PKD (Polska Klasyfikacja Działalności) opisującego rodzaj wykonywanej działalności. Najlepiej od razu wpisać kilka kodów, tym bardziej ze nie ma żadnego limitu. W sumie nigdy nie wiadomo, czy firma nie zaczniesz poszerzać swoich działań, a szkoda czasu na aktualizację danych. Listę kodów znajdziesz w wyszukiwarce kodów PKD.

Co po wypełnieniu wniosku?

CEIDG przesyła Twoje dane do stosownego urzędu skarbowego i jeżeli nie masz osobistego numeru NIP, to wtedy zostanie nadany ten numer specjalnie dla Twojej firmy. Ponadto informuje GUS, który przydziela numer REGON oraz ZUS (bądź KRUS) o rejestracji nowej firmy. Masz siedem dni na zgłoszenie się do oddziału ZUS-u, aby złożyć dokumenty – jeżeli nie zatrudniasz pracowników, to składasz deklarację ZUS DRA, a później tylko musisz pamiętać o wysyłaniu składek do 10. dnia każdego miesiąca.

Każdy właściciel firmy musi opłacać składki na ubezpieczenie społeczne (emerytalne, rentowe i wypadkowe) i zdrowotne. Jedynie nie ma obowiązku opłacania ubezpieczenia chorobowego oraz regulowania składki na Fundusz Pracy.

Możesz skorzystać z ulgi na start i przez 6 miesięcy płacić wyłącznie składki na ubezpieczenie zdrowotne. Jednak w ten sposób nie odkładasz składek na emeryturę bądź rentę. Nie możesz też liczyć na świadczenia w przypadku wypadku lub choroby.

Po tym okresie możesz skorzystać z obniżonych składek przez okres 24 miesięcy. Tzw. mały ZUS w 2019 roku wynosi 539,35 zł bez dobrowolnej składki chorobowej oraz 555,89 zł z uwzględnieniem owej składki. Niestety, kiedy ten okres preferencyjny się kończy, to musisz płacić całą składkę na normalnych zasadach, a to już są dość wysokie kwoty, jak dla mikroprzedsiębiorcy – 1 246,92 zł bez składki chorobowej lub 1 316,97 zł ze składką. Wszystkie składki wpłacasz na jeden rachunek składkowy, oczywiście przelewem.

Uwaga – długość preferencyjnych stawek wynosi 24 miesiące kalendarzowe i dlatego najlepiej zakładać firmę drugiego dnia miesiąca. Pamiętaj też, że jeżeli zawiesisz działalność gospodarczą, to ten czas i tak zostaje wliczony do okresu korzystania z ulgi.

Nie masz obowiązku rejestracji VAT-u, chyba że sprzedajesz określone towary np. opodatkowane akcyzą albo świadczysz określone usługi np. doradcze, prawnicze czy jubilerskie. Jeżeli jesteś zobligowany do rejestracji VAT-u, to musisz to uczynić najpóźniej w dniu poprzedzającym świadczenie usług lub sprzedaż towarów. Wniosek VAT-R składasz w urzędzie skarbowym.

Ile trwa założenie firmy?

No właśnie, jeżeli przeprowadzisz cały proces online, to tyle, ile zajmie Ci wypełnienie i potwierdzenie formularza CEDIG-1. Jeżeli idziesz do urzędu, to musisz doliczyć czas na dojazd. Działalność gospodarczą możesz zacząć od momentu złożenia wniosku albo wskazać jakąś późniejszą datę. Nie musisz prowadzić działalności przez cały rok, ale np. sezonowo.

Jak założyć własną firmę – dodatkowe rzeczy do zrobienia

Jeżeli nie zakładasz firmy poprzez serwis bankowości elektronicznej, to musisz rozważyć kwestię otwarcia firmowego konta w banku – nie jest ono wymagane, ale to po prostu wygodne rozwiązanie. Po pierwsze, masz lepszy wgląd w transakcje firmowe i stan finansów firmy. Po drugie, dostajesz przydatne narzędzia do nadzorowania finansów. Po trzecie, pieniądze firmowe nie będą się mieszać z prywatnymi. Po czwarte, zazwyczaj tego typu konta są darmowe, a często z bonusami na start.

Kolejna rzecz to pieczątka firmowa. Ponownie nie ma przymusu jej zamówienia, ale w wielu przypadkach bardzo się przydaje np. nie trzeba wpisywać ręcznie wszystkich danych.

Przemyśl też kwestię prowadzenia księgowości – możesz to robić samodzielnie, jednak musisz się liczyć z tym, że wymaga to czasu, a ponadto łatwo o błędy. Jeżeli nie czujesz się mocno w rachunkowości albo szkoda Ci czasu na zajmowanie się tego typu sprawami, to możesz skorzystać z usług biura rachunkowego – tradycyjnego albo internetowego. Ta druga opcja jest znacznie tańsza.

Pamiętaj o stronie internetowej!

Na koniec ważna kwestia. Coraz mniej jest osób, które nie doceniają roli posiadania strony internetowej, ale nadal nie wszyscy nowi (a często i tacy, którzy już jakiś czas działają) przedsiębiorcy uważają za słuszne, aby mieć stronę firmową. To ogromny błąd, ponieważ firmy aktywne w internecie postrzegane są często jako te bardziej wiarygodne i naprawdę dbające o klienta. Co więcej, już nawet sama strona nie wystarczy, a trzeba jeszcze mieć stały kontakt z klientami i potencjalnymi klientami poprzez social media. Oczywiście dobrze też od razu pomyśleć o reklamie. Trochę tego jest, ale nie musisz się o nic martwić, ponieważ my zajmiemy się skuteczną promocją Twojego biznesu!